관공서 계약을 체결하고 진행을 하다보면 초반에 겪는 어려움 중 하나가 결제 및 보고 관련이 있어서 이점을 간략하게 소개를 드리겠습니다. 관공서 계약을 하시는대 우리 회사는 문제가 없다고요? 담당자와 실무자가 보내는 시그널을 놓치고 있는거 일 수 있습니다.

<업무는 기획 문서를 시작으로 문서... 대기... 문서... 대기...>

우선 모든 관공서, 공공기관의 일정이 획일적이지는 않으나 사기업 홍보와의 차이를 위해 극단적인 상황을 설정으로 설명이 이루어지기 때문에 참고 및 공감용으로 이해를 해주시면 됩니다.

사기업의 경우 마케팅(홍보) 이후 매출액 변화, 브랜드 이미지 등으로 스트레스를 받지만 다행이(?) 관공서는 수익적인 부분에서는 자유롭습니다. 그럼 여유가 있어 보이는대 어떠한 차이가 있을까요?

상황을 짧은 소제목으로 표시를 하였는대요. 위 소제목의 공감도에 따라서 여러분의 관공서 홍보 업무 피로도를 짐작 할 수 있습니다. 각 분야에서 산전수전 다 경험은 하셨겠지만 관공서 홍보는 또다른 신세계로 다가 올 겁니다.

관공서가 아닌 기업의 형태를 많이 하신 분들은 회사 분위기나 조직의 상황에 맞추어가면 큰 무리는 없으나 다년간 하신 분들도 관공서 홍보를 하시면 고충을 호소하시는 경우가 많습니다. 일이 많아서? 난이도가 높아서? 아닙니다. 다름아닌 의사 결정을 위해 소비되는 시간과 노력 때문 입니다.

상황을 예로 들어 설명을 드리겠습니다.

다음주 주간 홍보 계획을 작성하고 진행하는 과정입니다.

수요일  오전 : 내부 홍보 회의 및 아이탬 초안 작성

수요일  오후 : 홍보 일정, 출장일정 초안 논의 및 계획안 작성

목요일 오전 : 계획안 보고(실무진)

목요일 오전~오후 : 계획안 보고(담당자, 간부진)

금요일 오후(퇴근전... 시간으로 하면 5~6시) : 피드백 및 수정 요청

시간 일정으로 보면 뭔가 이상한게 보이시나요? 내부 회의 및 보고 내용이 빠르게 진행이 되어서 보고 과정에서 소요되는 시간이 얼마나 소요된걸로 보이시나요? 사기업 홍보는 보고하고 얼마후 피드백을 주면서 이거저거 수정하라는 요청사항으로 수정을 하다 정신없이 한주가 흘러가지만 관공서는 보고가 일찍 해도 피드백이 느린것을 알 수 있습니다. 이러한 시스템은 홍보부서의 특성에 따라서 더 차이가 나는대요 다음 색션에 더 구체적으로 설명을 드리겠습니다.

<닭이 먼저? 달걀이 먼저?>

연간, 분기, 이벤트 등 큰 이슈를 기획하고 세부적인 진행에 있어서는, 월간, 주간을 중심으로 편성되어 운영이 될겁니다. 여기는 관공서, 사기업 동일 합니다.

그런데 앞에서와 같이 계획안을 보고했는대 피드백이 느린것을 알 수 있습니다.

실무진이 담당자에게, 담당자가 간부님들에게 보고하는 보고 체계 때문에 그런대요.

간부님들이 보고 받아야 할 내용이 한두게 일까요? 이른바 보고를 위한 줄서기가 시작 됩니다. 그리고 보고에 따라서 시간차이는 있지만 상당한 시간이 소요 됩니다. 만약 앞에 10건의 보고 사항들이 있다면?..... 정말 오래 걸립니다.... 1건당 30분씩 잡으면 무려 5시간 ㅇㅅㅇ. 힘들게 보고를 하고 있는대 이건 뭐지? 이건 어떤 내용인가? 이런 질문이라도 하시면 다시 원복이 되고 관련 내용을 준비해야하는 수고도 발생합니다. 

실무진 입장에서는 여기서부터 멘탈이 하나씩 붕괴되기 시작합니다. 관련 내용을 하려고 작성한 사항인대 세부적인 사항을 달라고 하면.... 그래도 기획할때 어느정도 안이 있으니 만들수는 있습니다. 그런대 여기서 또 하나 홍보용 문체와 관공서 보고 문체가 달라서 관련 내용을 관공서 보고 형식으로 바꾸어 작성을 해야 하는 경우가 발생합니다. 힘들게 형식에 맞추어 보고를 하다보면 다시 줄을 서야 하겠죠? 담당자는 간부님 보고를 위해 또 줄을 섭니다..... 그리고 또 물어 봅니다. 관련 사진은?

포스팅 시작 싸인은 아닌대 관련 이미지라도 찾아서 넣습니다. 그리고 다시 담당자는 줄을 섭니다... 그렇게 해서라도 통과가 되면 좋은대. 이건 아닌거 같으니 빼라고 하면 실무진은 아이탬 기획을 다시해야 하는건 물런이거니와 의욕은 급 상실을 하게 됩니다.

<홍보 보고 체계를 간소화 하기>

위와 같은 경우가 종종 있습니다. 관공서의 문서 특징 중 하나는 해외 사례, 타기관 사례가 있어야 한다는 겁니다. 여기서 대표님과 홍보부서와의 줄다리기가 중요해 집니다.

한때 경기도 고0시의 고양이 케릭터를 기관장님이 쓰시고 홍보도 하시고, 멍멍이 케릭터 들과의 온라인 설전(?)등 다양한 이슈가 있었는대요. 관련 사항들을 소개하는 온라인 기사 등도 모아서 협상을 시작 하셔야 합니다. 여기서는 관련 기관의 홍보 방법이 아니라 보고 및 실행체계 입니다. 앞에 소개된 기관의 홍보부서는 대외 활동이지만 실행 권한이 있다는 겁니다. 보고를 위한 시간을 절약 함으로써 앞에서와 같이 기관장님에게 보고를 위해 소비되는 시간이 아닌 홍보를 위해 고민할 시간과 추진력이 발휘하게 됩니다. 이를 위해서는 기획안 공유는 실무진과 담당자 선에서 검토 후 발행, 담당자에게는 철저한 실적 보고 자료를 제공하여 간부님 및 기관장님에게 보고를 할 수 있도록 하면 됩니다. 홍보체계 간소화를 위해 문서 작업이 늘어 나겠지만 차후에 전년도 실적 보고 등에도 사용하면 계약 연장에도 많은 도움이 되니 번거롭더라도 수그를 하시기를 추천해 드립니다.

<왜 이런 번거로운 과정을 거치게 되는 걸까요?>

사기업과 홍보(마케팅)의 인식 및 용어 차이가 있는것도 아시겠지만 앞에서 소개된 것과같이 번거롭게(?) 절차들이 필요할까요? 이유 중 하나는 감사라고 생각합니다. 감사 0순위 중 하나는 홍보입니다. 늘 관련 자료를 제출해야하고. 온라인 홍보를 했으면 감사에서 이런 질문이 나오겠죠? 기본적인 질문이지만 마지막 3번인 문제입니다.

질문

1. 홍보 비용은 적절하게 지출이 되었나요?

2. 어디에 어떻게 사용이 되었나요?

3. 어떠한 결과를 얻었죠?

답변

1번은 나라장터를 통해 관련 규정을 준수하여 지출을 하였습니다.

2번은 나라장터를 통해 최종 선정된 00업체를 통해 관련 업무를 진행하였으며, 관련 지출 사항을 아래와 같습니다. (지출 등 관련 서류)

3번은 뭘 제출해야 할까요?

관련 업무만 열심히 하고 나면 제출할 서류가 없습니다. 블로그 포스팅, 웹징 발생, 사보 발행 등 관련 업무는 있었지만 감사에 제출할 서류가 없는 기이한 현상이 발생합니다. 감사때 관공서 실무진이나 담당자가 곤욕을 치루는 경우가 종종 있습니다. 이때 앞에서 소개된 주간 및 월간, 중간 및 최종 보고 등의 관련 서류가 있다면 어떨까요? 수시로 점검 하였으며, 상황에 맞추어 대응을 했다는 논리로 제출을 할 수 있겠죠?

여러분이 관공서의 담당자, 실무진 이라면 어떠한 기업을 선택하시겠습니까? 홍보를 잘 하는 A기업을 선택 하시겠습니까? 홍보는 A기업보다는  못하지만(평균 이상은 하면서) 실적과 돌발변수들을 잘 정리하는 B기업을 선택하시겠습니까? 관공서는 B기업을 많이 선택하실겁니다. 실적을 잘 정리해서 관공서에 보고 함으로써 내년도 계약, 담당자의 보고 건수 제공, 실무진의 원할한 업무진행이라는 세마리 토끼를 잡아보시기 바랍니다.