1. 이메일 대신 전화를 사용해야 하는 경우

- 시급한 일의 처리

- 분명한 의사 전달 및 감정 전달이 필요한 경우

- 이메일을 잘 확인하지 않는 사람에게 연락을 취할 때

2. 이메일 대신 메신저를 사용해야 하는 경우

- 가급적 사용하지 맙시다. ^^

3. "받는사람" 란의 사용

- 정보확인, 의사결정, 업무협조 등 직접적인 행동이 요구되는 사람

- 수신인을 많이 넣으면 누가 행동을 해야할 사람인지 알기 어렵습니다. 이때는 참조란을 활용합니다.

- 직책이 높은 사람 순서대로 적도록 합니다.

4. "참조 (Cc)" 란의 사용

- 직접적인 행동이 요구되지 않는 사람

- 그냥 이메일을 내용을 알아두세요.. 라는 의미로 참조란을 사용함

5. "숨은참조 (Bcc)" 란의 사용

- 특정인에게 이메일의 내용을 알리고는 싶은데, 그 사실을 다른 사람에게는 숨기고 싶은 경우

6. "제목" 작성 방법

- 이메일을 받는 사람이 대강의 내용을 짐작할 수 있도록 구체적인 제목을 적도록 합니다.
(O) 포스트맨 대량메일 1억원 결제에 관한 건입니다.
(X) 안녕하세요, 강동수입니다.

- 이메일의 회신이 계속 오고가는 와중에도 업데이트된 제목을 사용하도록 합니다.
(O) RE: 대량메일 1억원에 대한 할인 요청의 건
(X) RE: RE:RE:RE:RE:RE:RE:RE:RE:RE: 안녕하세요, 강동수입니다.

7. "첨부파일" 주의사항

- 굳이 첨부파일로 보낼 필요가 있는지, 이메일 본문에 복사하여 붙이면 안되는지 확인합니다.
(첨부파일은 파일을 클릭 후, 다운로드 받아 열어보아야 하는 불편함이 있습니다.)

- 발송버튼을 누르기 전에 실제파일이 첨부되었는지 한번 더 확인합니다.

- 이메일 본문에 첨부파일이 있다는 사실, 첨부파일에 대한 개략적인 설명을 덧붙입니다.

8. "본문" 쓰는 방법

- 첫 인사와 끝 인사는 빠뜨리지 않습니다. 답장을 쓸때도 마찬가지입니다. 기본 예의.
(안녕하세요, 감사합니다. 등)

- 내용은 간략하게 쓰고, 주제별로 문단을 나누어 읽는 사람이 편하도록 합니다.

- 꼭 읽어야 할 사항은 밑줄이나 볼드체로 강조합니다.

- 어떤 행동을 요구하는 것이 아니라, 참고만 할 것을 요구할 때는 참고 사항이라는 점을 명시합니다.
(FYI: For your information 등 사용도 가능)