안녕하세요 플로우입니다.

어떻게 하면 조직원들이 주어진 일을 자발적으로 맡아 일하는 조직을 만들 수 있을까요?
업무 도구를 도입하고 정착을 잘 시키는 일의 핵심도 '조직문화'를 만드는 일에 있습니다. 여러 기업의 사례로 그들이 조직문화를 잘 만들 수 있었던 노하우 6가지를 정리하였습니다. 도움이 되시길 바라겠습니다. 

조직 문화 만들기의 중요성

협업툴과 같은 업무 도구를 잘 사용하는 일은 요새 같은 디지털 워크 시대에서 기업의 존폐를 결정하는 하나의 프로젝트가 됐습니다. 소프트웨어의 특장점 파악, 예산, 보안, 운영성 등에 대한 이론적인 검토도 중요하지만, 그 소프트웨어를 실제로 사용하는 사람에 대한 인문학적인 계획이 빠져 있다면 80%의 확률로 도입 실패를 가져올 가능성이 높습니다. 그렇기 때문에 업무 프로그램을 도입할 때 운영 노하우와 같은 인문학적인 부분이 성패를 결정한다고도 볼 수 있겠지요.

그 중 직원활용성에 대한 부분은 개인의 업무패턴과 조직문화가 관계 되어 있기 때문에 쉽게 컨트롤 하기가 어렵고 그렇기 때문에 이 부분이 업무툴 정착의 핵심 열쇠라고도 볼 수 있습니다. 

1️⃣ 참여하는 리더 - 리더부터 적극적으로 변화에 참여하라.

솔선수범이라는 말처럼 새로운 시스템을 조직에 정착시키기 위해서는 리더부터 먼저 적극적으로 참여를 하여 사용을 유도해야 할 필요성이 있고 특히 최고 결정권자가 이 시스템에 관심을 가지고 사용을 권장한다면 가장 빠른시간내에 조직에 정착을 시키는 결과를 가져올 수 있을 것입니다. 그렇기 때문에 업무툴의 기본적인 기능들에 대한 인지를 리더들이 먼저 하여 업무의 방식을 업무 도구에 적용할 수 있도록 의식적으로 노력을 해야 하고 또한 실무자들이 툴에서 활동하는 액션에 대해서도 적극적이고 긍정적인 피드백을 준다면 실무자들은 자연스럽게 이 시스템을 따라갈 수밖에 없습니다.

한 기업의 도입 사례를 살펴보면 이론적으로는 협업툴과 같은 업무 도구의 도입이 업무 생산성 증대에 크게 기여를 할것이라고 판단하였지만, 도입 담당자가 최종적으로 고민을 했던 것이 바로 도입 후 임직원들이 이 업무툴을 활용할지에 대한 부분이었습니다. 이에 대한 고민을 그 기업 최고결정권자가 알게 되어 본인부터 모든 업무를 업무툴을 이용해서 하겠다고 약속을 하였고 그로 인해 아주 보수적인 조직과 아날로그 업무 시스템을 가지고 있던 조직임에도 불구하고 가장 빠르게 협업툴이 정착되어 지금은 디지털 워크 플레이스를 기반으로 업계에서 차별성을 가지고 더 향상된 업무 생산성으로 사업 영역을 확장해 나가고 있습니다.

 2️⃣ 엠버서더 지정 - 조직 문화 혁신을 전담할 엠버서더를 지정하라.

업무 협업툴을 도입할 때에도 일종의 엠버서더를 지정하여 그 시스템을 초반에 이끌어 나갈 역할을 설정해 주는 것이 필요합니다. 

이러한 인원의 선발은 얼리어답터의 성향을 가지면서 새로운 일을 좋아하고 자발적인 기여에 대한 태도가 있는 인원을 대상으로 특별한 인센티브는 없지만, 선진 업무 방식을 도입하자는 취지로 비전을 부여하고 조력자가 될 것을 요청해야 합니다. 조직에서도 혁신을 이루기 위해서는 최초의 혁신을 주도할 마중물 직원이 필요하며 이에 대한 선발과 활동의 장려는 디지털 혁신 담당자 및 각 부서의 리더들이 반드시 챙기고 가야 할 조건값 이라고 볼 수 있습니다.

3️⃣ 가이드라인 제시 - 공통의 ‘조직 문화 가이드라인’을 제시하라.

업무 협업툴 도입 후에 각 주체가 인지해야 하는 명확한 가이드라인이 없게 된다면 조직은 우왕좌왕하게 되고 결국 성과를 내지 못하고 도입 실패라는 결과를 안게 될 것 입니다. 한 기업은 도입 초기 기술적이고 이론적인 부분에 집중한 나머지 실제 조직원들의 행동 양식에 따른 실제적인 부분을 인지하지 못해 정착에 어려움을 겪은 사례가 있었는데 그 실패 사례들을 분석해 본 결과 소프트웨어의 사용성에 대한 기술적인 부분도 중요하지만, 참여자들을 이 소프트웨어에 잘 적응할 수 있도록 하는 실제적인 부분도 놓치지 않아야 한다는 결론을 도출하였습니다. 이러한 노하우를 바탕으로 각 조직원에 대한 가이드라인을 도입 전 명확하게 설정하고 교육하는 것이 중요합니다. 가이드라인 예시를 소개합니다.

✅ 직책자 가이드

1. 툴 사용법을 먼저 숙지하고 일상 업무에 활용할 것

2. 업무별 정확한 담당자 지정 및 진척도 관리, 적시의 피드백 지향이라는 가이드라인을 제시

✅ 실무자 가이드

1. 명확한 업무 프로세스 및 업무 종료 기한의 준수

2. 업무 진행 시 게시글 등록 후 댓글로 소통하기

4️⃣ 명확한 목표와 데드라인을 설정하라.

툴 사용을 중단한 기업 중 80%가 3개월 이내에 서비스를 탈퇴하는 경우로서 바꿔 이야기하면 3개월 이내에 정착되지 못하면 디지털 워크로 전환되기가 어렵다는 내용입니다. 그래서 도입 후 3개월이 골든타임이라고 볼 수 있고 목표와 데드라인을 가지고 우선순위, 진행단계검토, 성과측정을 하여 조기 안착을 할 수 있도록 해야 합니다.

이러한 검토를 하기 위해 프로그램에 조직원들의 사용 빈도와 행태를 알 수 있는 통계기능이 있는지를 살펴보아야 하는데 직원 사용 현황을 수시 모니터링할 수 있는 시스템을 갖추어 접속 직원 수, 업무 등록 수, 프로젝트 수의 주 차별 통계를 통해 얼마나 실제 업무에 정착되고 있는지에 대한 자료를 수치로 볼 수 있도록 제공을 하는 툴을 선택하는 것도 중요합니다.

위와 같은 기능을 활용하여 도입담당자는 어느 정도 수치를 타겟으로 삼고 진행해야 하는지를 각 부서 담당자들의 경영진, 최고 의사결정권자에게 공유할 수 있도록 하고 정량적인 데이터로서 수치를 달성하여 정성적인 부분이 충족되도록 유도해야 할 것입니다.

5️⃣ 게이미피케이션 - 게임처럼 재미를 더하라.

일이나 공부보다는 놀이나 게임은 그 자체에 재미가 있기 때문에 누가 시키지 않아도 자발적이고 적극적으로 할 수 있는데 프로그램 사용 또한 이러한 방식으로 접근하게 됩니다면 좀 더 친숙하면서 재미를 더해 조직에 정착할 수 있도록 유도할 수 있습니다.  조직문화를 분석하여 게이미피케이션을 적용할 수 있는지를 논의하고 되도록 이 방식을 도입하도록 권장합니다. 도입 후 데이터의 비교 결과 게이미피케이션 방식을 함께 적용한 기업들이 그렇게 하지 않은 기업보다 이탈률이 낮고 더 빠르게 정착되었기 때문입니다.

6️⃣ 불편사항 개선 - 직원들의 불편사항을 개발팀과 수시로 커뮤니케이션하라.

업무 도구를 최초로 도입할 경우에는 기존의 업무 방식과 맞지 않는 부분이 분명 있을 수 있기 때문에 이러한 개선사항을 다양한 채널에서 수렴하여 개선해 나가는 것이 기술적인 부분에서의 업무툴 정착의 포인트라고 볼 수 있습니다. 특히 이러한 과정이 의미가 있는 것은 불편한 점을 수집하고 개선하는 과정에서 미처 알지 못했던 툴의 기능들을 자연스럽게 알게 되는 경우가 있고 약간의 개선을 통해 중복되어야 할 수밖에 없었던 업무를 단일화시킬 수 있기 때문에 진정한 스마트워크의 구현을 하는 과정이라고 볼 수 있으며 업무가 고착화 되기 3개월 이내에 이 과정을 끝내야지 장기적인 사용을 유도할 수 있습니다.

업무 관리 프로그램 도입, 직원들이 정말 좋아할까?

업무 관리 프로그램인 협업툴을 도입한 조직을 대상으로 설문 조사를 진행하고 있는데요. 도입 담당자의 걱정과는 달리 업무툴 도입 전 직원 기대 반응은 83.5%가 긍정 이상의 기대감을 보였습니다. 이러한 이유는 새로운 시스템을 도입한다는 것은 실무자 입장에서는 분명 번거로운 일이 될 수 있지만 디지털 디바이스의 보급 확대와 재택 및 원격근무가 활성화됨에 따라 관리자의 관점이 아닌 실무자의 관점에서도 유비쿼터스의 업무가 가능하도록 하고 스마트 워크를 할 수 있도록 도와주는 협업툴의 도입은 반가운 일이 되었다고 볼 수 있습니다. 실제 대기업 및 혁신기업들에서는 이미 협업툴 사용으로 업무 효율성이 증대되고  있고 그러한 효과는 실무자의 업무 편의를 증대시킨다는 결과를 숙지하고 있기 때문일 것 입니다.

 또한 도입 후 실제 직원 만족도에 대한 조사에서도 91.1%가 만족 이상의 응답을 한 것으한 볼 때 협업툴이 기업의 업무 효율에 도움을 주는 도구라는 것이 증명되고 있으며 사실 이렇게 높은 만족도를 가져올 수 있었던 원동력은 앞서 소개되었듯이 강압적 사용이 아니라 조직문화를 먼저 바꿨기 때문이라는 심층 답변을 확인할 수 있었습니다.

계획이 있는 전략은 실패하지 않는다.

업무 관리 도구인 협업툴 도입 전 조직문화를 우선으로 만들기 위한 기업 사례를 소개했는데요. 이처럼 조직 문화를 만들기 위한 철저한 계획이 수립된 전략은 반드시 승리하게 되어 있습니다. 여러분들이 기업 문화를 잘 정착시키는 데에 도움이 되시길 바랍니다.

 원문 링크 : https://post.flow.team/tip/4841