이번 글은 하루 늦었네요. 

무서운 이야기지만 현실적으로 팀은 성과를 내야 생존할 수 있다. 팀은 더 좋은 성과를 내기 위해 끊임없이 성장해야 한다.성장을 위해서는 팀 구성원의 교육이 필요하다. 팀원의 교육방법은 여러 가지가 있지만 그 중에서 실전적인 교육으로 ‘지시’만큼 좋은 것이 없다. 그래서 지시는 팀을 책임지는 팀장의 중요한 업무인 것이다.

팀원 중에서 우리가 원하는 ‘스스로 알아서 일하는 팀원’은 많지 않다. 심한 경우에는 하나부터 열까지 지시를 해야 움직이는 팀원이 있다. 그보다 더 심한 경우는 ‘누군가의 도움 없이는 일 처리를 못하는 팀원’이 있다. 이들은 스스로 판단하고 일을 추진하는 것을 어려워하여 동료나 선배에게 의지하여 도움을 받아야만 일을 처리할 수 있다. 책임지는 것을 두려워하고 지시 받은 내용에 대한 이해도가 떨어지며, 판단 내리는 것을 미루는 경향이 있다. 이런 팀원은 자신의 시간뿐 아니라 팀의 시간을 낭비시키며, 집중력과 추진력을 떨어뜨린다. 업무의 돌아가는 상황이 파악이 덜된 신입직원들에게 주로 보이는데 경력직원 중에서도 이런 모습을 보이는 경우가 있다. 신입직원은 교육프로그램과 경험으로 극복하지만 경력직원 중에 만성적으로 도움을 바라는 이들이 있다.

경험에 의하면 이런 팀원들은 ‘동기부여’를 위한 독려, ‘경쟁심유발’을 위한 동료비교처방, ‘문제제기’를 위한 질책이 잘 통하지 않는다. 동기부여는 그때뿐이고, 동료와 비교하면 불평불만을 일삼아 전체 분위기를 흐리고, 질책을 하면 변명을 늘어놓기 일쑤였다. 다양한 교육프로그램에 넣어 훈련을 시켜도 큰 효과를 보지 못했다. 그 이유를 꼽아보면 그들은 벌써 그런 습관(일을 할 때 누군가의 도움이 꼭 필요한)이 몸에 배어있기 때문이다. 동료에게 도움을 바라고 의존하는 모습이 그들에게는 아주 당연한 일이어서 이것이 문제라고 생각하지 않는다는데 있는 거시다.

팀장으로서 이런 팀원에게 보다 많은 생각을 한 후 정교하게 업무지시를 내리고 쪼개서 내린 업무를 지속적으로 확인하며 바로 바로 평가해 주는 것이 ‘실전교육’이 된다. 예를 들자면 이렇다.

(1)   그 팀원의 업무를 확인해 팀장인 내가 확인하고 평가할 수 있는 항목까지 세부적으로 쪼개본다. 대상, 목적, 이유,절차, 관리해야 할 사항, 주요확인사항, 마감시간, 주요일정, 플랜B까지 세부적으로 나눠 생각해 보면 무엇을 확인해 관리해야 하는지 알 수 있다.

(2)   그 직원을 불러 “당신이 맡고 있는 프로젝트가 매우 특별하고 중요하니 나에게 직접 지시를 받고 매일 진행사항을 보고해 달라. 당신이 충분히 할 수 있는 일이니 맡겼다. 잘 해주리라 믿는다”고 관심과 격려의 압박(?)을 주어라.

(3)   매일 업무에 대한 일일보고를 이메일로 받는다. 이메일로 받은 업무에 대해 지시할 내용은 코멘트를 달아 다음날까지 회신해 준다. 일일업무보고는 당일 한 업무, 내일 할 업무로 크게 나눠 작성토록 한다. 받은 이메일을 꼭 확인하고 부족한 내용은 지시사항이라고 명기한 후 구체적으로 회신이메일에 써서 지시한다. ‘당일 업무 중 **사 미팅에 대한 보고서는 아직 받지 못했으니 문서로 첨부하여 보고해 주시고, 그 보고서에는 이전 미팅에서 중요하다고 여기 발주서문제가 어떻게 해결됐는지는 꼭 명시해 주기 바랍니다. 아울러 내일 업무사항에서 일정표작성은 내일 오후 4시까지 꼭 제출해 주시고 제게 따로 구두로 보고해 주기 바랍니다. ‘이때 꼭 이메일 회신을 확인하라고 이야기해 준다. 회신된 내용을 못 보았다고 하는 경우가 있다.

(4)   이메일 회신으로만은 부족한 지시내용은 직접 호출해 지시한다. 지시 후에는 지시 받은 사항을 그 자리에서 언급해보도록 하고 잘 알아들었는지 확인한다. “자 제가 지시한 사항을 알겠죠? 그럼 메모하신 제 지시사항을 제게 말씀해 주세요. 서로 크로스체크를 해 봅시다. 말이란 게 확인해 보면 전혀 다르게 받아들일 수 있으니까요”라며 지시사항을 직접 말해보게 한다. 다른 부분은 바로 수정해 준다.

(5)   지시한 작은 일을 잘 해결했다면 크게 칭찬해 주라. “오~ 이 일정표 정말 잘 만들었는데요? 고민 많이 했네요. 일정표를 매일 확인할 수 있게 만든 건 특히 좋아요. 다음번 팀회의 때 전체팀원에게 보여줘야겠네요. 정말 잘했어요!”(이들은 칭찬받은 적이 별로 없어 성취감을 잘 모른다. 작은 일에 칭찬은 큰 성취감을 주어 ‘데헷! 또 칭찬받고 싶은데?’라는 실행동기를 스스로 만들게 된다)

(6)   3개월이상 지속한다. 포기가 빠르면 안 된다. 적어도 3개월은 꾸준히 이메일로 일일보고를 받고, 세부적인 업무지시를 내리고 확인하고 관리해가야 굳어진 나쁜 습관이 바뀐다. 이 기간 동안에는 가급적 동료직원이 도움을 주는 것을 자제토록 ‘눈치’를 주어 제지하는 것이 좋다.

(7)   단기업무의 경우에는 완료보고서를 작성토록 하는 것이 좋다. 자신이 처음부터 끝까지 진행한 일을 복기하면서 기록하고 보고하고 보관하도록 하는 것은 그 팀원이 변화하고 성장하는 역사물이 될 것이고, 비슷한 팀원의 교육자료로도 활용할 수 있기 때문이다.

지시는 명령이지만 목표를 가지고 생각하고 지시한 명령은 그 자체가 훌륭한 교육이다. 

그 교육의 결과는 팀원의 나쁜 습관을 고치고 일이 추진되는 방법을 알게 해준다. 그 방법을 안 팀원은 성취감을 갈망하는 도전적인 팀원으로 성장하게 되다. 이는 팀 성과를 높이게 된다.