지난글은 상사에게 보고를 잘 하는 방법에 대해 집중탐구 해 보았다면, 오늘글은 팀원에게 보고를 잘 받는 방법에 대해 집중탐구해본다. 글은 작년에 병원경영칼럼으로 쓴 글을 팀장학개론에 맞게 수정해 올린다. 

보고(報告)의 사전적정의는 '일에 관한 내용이나 결과를 말이나 글로 알림'으로 네이버국어사전에 설명하고 있다.비슷한 말로는 통보,답보,통지,신고,보도,리포트,보고서 등이 있다.(네이버국어사전참고) 그냥 쉽게 풀어말하면  ' 지시받은 사항에 대해 결과나 과정을 지시자에게 전하는 행위'다. 그렇다면 우리 팀장들은 보고를 잘하고 잘 받고 있는가?

팀장은 보고받을 의무가 있다. 팀을 책임지기 때문이고, 팀원에게 지시를 내렸기 떄문이다. 하지만 일은 시켰으나 그 결과를 알지 못한다면 그 팀은 매우 심각한 상황이라 볼 수 있다. 또한 만약 팀원이 일부러 보고를 누락했다면 이는 심각한 하극상이다. 따라서 보고를 잘 받는다는 것은 팀장에게 중요한 일인 것이다. 결론은 일을 시켰으면, 시킨일의 결과를 알아야 한다는 것이다. 일을 시켰는데 보고받지 못했다면 지시자와 지시받은 자의 둘 다 문제가 있는 것이다. 경중을 따져보면 지시자의 문제가 더 크다.  

지시를 내리는 사람은 다음의 사항을 철저히 지켜야 보고받을 수 있다.

(1)지시받는 사람이 명확해야 한다. (2) 지시내용이 정확해야 한다. (3) 마감일이 있어야 한다. (4) 반드시 확인해야 한다. 이 4가지를 확실히 하면 지시한 일을 실행하게 할 수 있고, 정확한 보고를 받을 수 있다. 

(1) 지시받는 사람이 명확해야 한다.  는 지시할 업무가 그 사람에게 적당한지를 생각하고, 그 일을 직접하게 할 것인지 다른 사람에게 시켜서 하게 할 것인지를 정해 놓고, 적임자를 찾아 지시해야한다. 간혹하는 실수가 지시를 할 때 일 잘하는 사람에게 시키거나, 시킬 일이 생각났을 때 잊어버리지 않게 하기 위해 지금 보이는 사람에게 시키거나 전하라고 한다든지, 역량이 안되는 직원에게 시킨다든지, 신입이 할 일을 과장에게 시킨다든지 하는 경우가 있는데 이는 지시한 일이 해결되지도 않고, 직원간에 반목을 조장하며, 업무분장을 흩어뜨리는 결과를 초래하게 된다. 

(2) 지시내용이 정확해야 한다. 지시하기 전에 지시자는 지시내용이 명확한지 다시 생각해 봐야 한다. 정확한 지시에는 '왜 하는지 이유'와 '어떻게 해야하는지 방법'이 구체적이어야만 정확하다고 할 수 있습니다. 가급적 6하원칙(누가,언제 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜)에 따라 내가 지시하는 내용이 명확한지 확인하고 또 확인한 후에 지시해야만 한다. 특히 '왜 하는지 이유'를 말해 주느냐 아니냐에 따라 보고의 질이 달라진다. 이는 지시에 대한 글에서 다시 언급할 예정이다. 

(3) 마감일이 있어야 한다. 지시자는 반드시 언제까지라는 일정을 명령하거나 지시받는 사람에게 확답을 받아야 합니다. 그래야 일이 시작되고, 보고받을 일자를 정할 수 있으며, 지시하는 당사자도 보고받을 의무를 게을리 하지 않고 지시한 일을 관심있게 지켜보게 됩니다. 예로 들은 실장이 데스크직원에게 지시한 일이나 원장이 실장에게 지시한 일에도 마감일은 정해지지 않았습니다. 이는 차일피일 미루게 되고 중요순위에서 밀리고, 바쁜치과 일상중에 '급한일이 아니기 때문에' 숨겨지고 잊혀지게 됩니다. 이것은 조직내에 불신을 만드는 단초가 되기도 합니다.

(4) 반드시 확인한다. 가장 최악의 상황인데 지시한 당사자가 지시내용을 잊어버리는 경우다. 그런데 바쁜 일상에서 종종 일어나는 일이다. 메모는 지시받는 사람만 하는 것이 아니라 지시한 사람도 메모해야 한다. 메모의 내용은 '언제 누구에게 무슨 이유로 어떤 일을 지시했는데 언제까지 어떻게 보고하라고 했다' 즉, (2)의 지시한 사항을 꼭 적어놓기 바란니다. 그리고 확인하자. 꼭 보고 받자. 지시를 한 후 지시자가 잊어버리면 그 지시자의 업무지시는 힘을 잃어버리고 심지어 지시한 팀장이 무시될 수도 있다.

앞서 말한대로 보고는 '일에 관한 내용이나 결과를 말이나 글로 알리는 행위'다. 바로 조직에서 일어나는 소통의 모습이다. 이런 보고가 없거나 잘 이루어지지 않는다면 그 조직은 소통이 안되는 조직이란 말이 된다. 조직에서 일이 진행되려면 누군가는 지시를 내려야 할 것이고, 누군가는 지시에 따라 진행을 할 것이며, 일의 결과가 나타나야 하는 것이다. 

우리 팀에 보고가 잘 되는지 안되는지를 살펴보는 가장 쉬운방법은 지시자인 팀장의 노트, 다이어리, 휴대폰을 살펴보면된다. 거기에 지시한 내용이 잘 메모가 되어있고 보고받을 날짜가 기록되어있다면 그 팀은 보고가 잘 되고 있을 확률이 높다. 거의 없다시피 한다면 둘 중에 하나다. 하나는 팀장의 지시없이도 원할하게 잘 돌아가는 팀이거나 보고가 잘 안되고 소통이 잘 안되는 팀의 경우일 것이다.

지금 이 글을 읽는 팀장들은 스스로 노트나 다이어리, 휴대폰일정을 확인해 보자. 현실을 확실히 확인했다면 오늘부터 언급한 드린 4가지 원칙에 따라 지시를 내려보자. 그렇다면 당신은 보고를 잘 받을 수 있을 것이다.