[팀장학개론] 팀장업무 보고편(1) – 상사에게 보고 잘하는 법

지난 글에서 팀장업무의 4가지를 언급했다. 그 4가지를 집중탐구 해 보려한다. 처음은 ‘보고’다. ‘보고’는 크게 두 가지가 있다. 하나는 상사에게 보고하는 것이고, 또 하나는 팀원에게 보고를 받는 것이다. 오늘은 팀장들이 궁금해 하는 상사에게 보고를 ‘잘’하는 방법을 집중탐구 해본다..

팀장이 되면 보고는 늘어난다. 주간보고, 월간보고회의, 프로젝트 진행보고와 결과보고에 급작스러운 업무브리핑까지 참 보고는 많다. 공통점은 항상 긴장의 연속이고 어떻게 하면 보고를 잘 할 수 있을까? 하는 고민에 엄청난 스트레스를 동반한다는 것이다. 어떻게 하면 이 보고를 잘 할 수 있을까?

결론부터 말하자면 상사에게 보고를 잘하려면 ‘상사가 알고 싶은 내용을 그 상사에 맞게 알려주면’ 된다. 허탈한 정의라 볼 수 있지만 이것이 핵심이다.

첫째 상사가 듣고 싶은 내용을 정.확.히 알려야 한다. (보고는 정보+의견이다)

상사가 보고를 받고 싶다고 할 때는 분명히 알고 싶은 것이 있어서이다. 이를 정확히 파악하여 보고를 하는 것이 보고를 잘하는 것임은 분명하지 않은가? 하지만 안타깝게도 대부분의 팀장들은 이 부분을 놓치고 만다.

“이팀장, 내일 오전까지 진행중인 프로젝트 진행사항을 보고해줘요” 라고 보고지시를 받았다면 이팀장은 생각해야 한다. ‘알고 싶은 것이 뭘까?’

알고 싶은 내용은 크게 두 가지 축으로 이뤄진다. 하나는 ‘정보’이고 하나는 ‘의견’이다. 정보는 보고를 지시 받은 업무 또는 프로젝트 또는 상황에 대한 FACT, 즉, 허구나 예측이 아닌 사실 그대로가 듣고 싶고 알고 싶은 것이다. 이 팀장은 먼저 프로젝트 진행의 상황을 사실에 입각한 진행율을 중심으로 보고준비를 해야 한다. 왜냐하면 ‘프로젝트 진행사항’을 보고해 달라고 상사가 요청했기 때문이다. 진행사항이라면 알고 싶은 사실은 (1)프로젝트 마감일이 언제까지 인데 (2)현재 주요내용이 무엇인데 (3)그 것이 몇 %가 진행되어 있으며 (4)예상시기보다 늦어진 것은 무엇이고 (5) 그 이유는 무엇이다. 가 보고내용의‘정보’에 속하는 것이다. 여기 팁을 더하자면 보고의 ‘정보’는 정량적인 정보 즉, 숫자가 들어가는 것이 좋다.

이것만 가져가면 “음….그렇군 이 팀장은 그럼 이 늦어진 프로젝트를 어떻게 할 예정인가?” 라는 질문을 받게 될 확률이 100%다. 이를 위한 것이 바로 ‘의견’이다. 보고에 다른 축인 의견은 ‘정보’인 사실에 입각하여 보고자(팀장)의 의견을 상사는 듣고 싶은 것이다. 단순히 ‘정보’만을 보고하는 것은 팀원도 할 수 있는 일이다. 팀장의 보고가 중요한 것은 바로 그 일(프로젝트)에 대한 책임을 맡은 이의 의견을 듣고 싶어서인 것이다. 따라서 보고의 내용에는 정보의 결론에 대한 자신의 의견을 첨부하는 것이 꼭 필요하다.

둘째, 보고를 받는 상사에 맞게 보고해야 한다. (상사 취향의 법칙)

직장생활에 어느 정도 내공이 쌓여 보고의 스트레스가 그래도 적어질 무렵 새로운 부서장이 영입되었다. 팀장마다 각자 자신의 팀에서 진행되는 프로젝트를 브리핑하도록 지시를 받았고, ‘뭐, 그쯤이야’ 하면서 12포인트의 글자크기와 두괄식으로 중요내용을 맨 앞장에 넣고 진행중인 프로젝트를 3장의 표로 정리해 현황보고서를 만들어 자신 있게 보고했다. 보고를 듣고 신임부서장이 말했다. “수고했어요. 근데 보고서에 표로 많이 정리했네요. 난 표를 보는 게 좀 불편해서 그런데요. 표는 빼서 다시 정리해서 제출해 주세요.” 아뿔싸. 이전 부서장은 표로 정리하는 것을 선호했었는데 이번 부서장은 그게 아니었던 것이다.

한번은 이런 일도 있었다. 서면으로 업무진행사항을 보고하는 결재판이 도무지 통과가 안되고 계속 퇴짜를 맞는 것이다. 이렇게도 해보고 저렇게도 해봐도 결재사인은 나질 않았다. 결재자인 대표님의 비서에게 찾아가 이유를 물었다. 비서는 내가 불쌍해선지 가져간 브랜드커피가 맘에 들어서인지 조근조근 설명해 주었다. “대표님께서는 한 장으로 요약된 보고서를 좋아하세요. 추가 설명자료는 참조로 번호를 매겨 첨부하시고, 중요한 사항은 형광펜으로 강조해 한눈에 볼 수 있게 해 놓은 보고서를 좋아하세요. 아 그리고 첫 장 제목은 큰 글씨로 하시고 작성자와 작성일 밑에는 목차를 함께 넣어주세요. 한눈에 보이는 보고서가 잘된 보고서라고 제게도 강조하세요.”

보고받는 사람의 취향은 중요하다. 별것 아니라 할 수 있는 것도 취향에 따라 크게 작용하게 된다. 상사의 취향을 정확히 꼼꼼히 알아 놓는 것이 중요하다. 이때는 비서나 이전에 같이 일한 직원을 찾아가 넌지시 물어보거나, 그 상사에게 칭찬받은 보고서를 면밀히 살펴보는 것이 주효하다.

ERP를 활용한 전자결재나 내부양식폼이 있는 경우라 할지라도 이 ‘상사 취향의 법칙’은 중요하다.작성되는 보고서 뿐 아니라 구두보고 시에는 복장, 말투, 몸짓 등도 중요한 포인트가 된다.

보고도 사람에게 사람이 하는 행위이다. 알고자 싶어하는 것을 그 사람의 취향에 맞게 사실(정보)과 의견으로 알려준다면 그 보고를 싫어할 사람이 얼마나 될까?  오늘 보고 할 내용을 다시 한번 검토해 보자!