📋 업무 프로그램을 선택할 때, 딱 9가지만 체크하세요!

2021.08.23 14:13

마드라스체크

안녕하세요 협업툴 플로우입니다.
코로나로 인한 재택근무, 원격근무가 활성화되고 디지털 인프라의 발전으로 스마트워크가 익숙해짐에 따라 기업에서도 협업툴 도입의 필요성을 인식하고 있지만, 실제 기업의 협업툴 도입 담당자는 어떤 기준을 가지고 결정을 해야 하는 지에 대한 객관적인 정보를 얻기는 어려운 실정입니다.

그래서 이번 글을 통해 2,000곳의 협업툴 도입사례를 분석한 결과를 토대로 협업툴(업무 프로그램)을 잘 도입할 수 있는 방법을 소개하려 합니다.

2,000곳의 협업툴 도입사례 분석

플로우에서는 2015년 창립 이래 6년간 국내 약 2,000개 업체를 대상으로 협업툴을 도입한 실제 Good & Bad 사례를 바탕으로 기업들이 어떤 체크리스트를 가지고 도입을 해야 성공적인 협업툴 정착이 가능한지에 대한 노하우를 분석하게 되었고 9가지로 분류된 체크리스트를 정립하게 되었습니다.

각 리스트의 첫 글자를 딴 S.M.A.R.T.W.O.R.K 라는 체크리스트는 협업툴 회사 입장에서는 공개하기를 꺼리는 기준이 될 수 있지만 협업툴 도입 담당자는 성공적인 런칭을 위해 반드시 검토해야 하는 내용으로만 구성이 되었고 이 기준에 따라서 도입하고자 하는 협업툴이 얼만큼의 적합도를 가지고 있는지를 점검할 수 있습니다.

협업툴 도입 전, 체크리스트 9가지 SMARTWORK

2,000여 기업의 협업툴 도입에 따른 실제 Good & Bad 사례를 바탕으로 도출한 체크리스트 9가지 SMARTWORK는 협업툴 도입 전 기업 담당자가 반드시 체크해야 하는 9가지 기준입니다.

✅ S-Simple : 쉬운 사용성

협업툴 자체가 무언가를 보고 또 배워야 하고 일반적인 상식으로 이해가 가지 않는다면 조직원의 사용을 유도할 수 없고 각 직원 간 사용의 격차가 벌어지기 때문에 결국 도입은 실패로 돌아가기 마련입니다.

영어 또는 한글로 표기가 되어 있어도 직독직해가 어려운 번역 투로 되어 있는 경우는 한글이라도 여러 번 읽거나 협업툴 고객센터에 문의를 해야지만 어떤 기능인지를 알 수 있는 경우도 다반사입니다. 때문에 개발 로직 부터 한국어 기반의 협업툴은 별도의 교육 없이도 바로 이해가 되는 경우가 많으며 세대를 초월하여 동시 사용이 가능하다는 장점이 있습니다.

✅ M-Money : 합리적 비용

단순 가격 비교보다는 기능이나 사용 인원, 용량, 확장성 등에 따라 다각적인 관점에서 비교할 필요가 있습니다. 만약 절대 가격이 낮은 협업툴이 있지만 핵심적인 기능이 부족하여 또 다른 업무도구를 병행하여 운영해야 한다든지 인원과 용량이 늘어날 때 과도하게 비용이 증가하게 된다면 최종 비용은 더 증가하게 되기 때문에 기업의 업무 환경에 맞추어 검토가 되어야 합니다.

한가지 팁으로는 각 협업툴 회사마다 ‘타사 비교 자료’는 것이 존재하기 때문에 다양한 관점에서 비교할 수 있도록 반드시 비교자료를 요청해서 검토를 하는 것이 도움이 됩니다.

✅ A-Answer : 신속한 회신

협업툴이 잘 정착될 수 있는 골든타임은 3~6개월입니다. 새로운 도구에 익숙하지 않은 조직원들이 협업툴 본사 고객센터와 상호작용을 하면서 사용법에 익숙해지게 된다면 기존 업무 시스템에 편입될 수 있지만 고객센터의 회신이 신속하지 않거나 심지어 고객센터 자체가 없는 협업툴 회사도 다수이기 때문에 협업툴 정착의 골든타임을 놓치게 된다면 그야말로 실패한 업무도구가 될 가능성이 높습니다.

그래서 반드시 따져보아야 할 것이 본사 고객센터가 있는지, 인원은 몇 명이 상주하면서 운영하고 있는지, 평균 응답시간은 어떻게 되는지, 심각한 버그나 오류에 대해서는 근무 외 시간에도 응대 및 조치가 가능한지를 꼼꼼하게 체크해 볼 필요가 있습니다.

✅ R-Risk : 위협에 대한 안전

협업툴 회사마다 고유의 보안 로직을 사용하기 때문에 외부인이 검증하기도 쉽 않습니다. 그렇기에 다음과 같은 사항들을 검토해 보는 것이 간접적으로 도움이 될 수 있습니다.

① 각 기업의 위험요소에 따른 적합한 보안 솔루션 제공이 가능한지?

② 보안 이슈에 더욱 민감한 기업(ex: 언론사, 방송국, 대기업, 공공기업, 금융사 등)에 도입한 사례가 있는지?

③ 위 고객사의 도입사례가 있다면 전사 도입인지 혹은 일부 부서의 도입인지?

등을 물어봐서 협업툴 보안 수준을 체크해 볼 필요가 있습니다. 당연히 대기업이나 언론사에서 전사적으로 도입한 사례가 있다고 한다면 그러한 레퍼런스가 곧 해당 협업툴의 높은 보안 수준을 의미하는 것이라 유추할 수 있으며 회사의 히스토리나 모회사 검증을 통해 기술력과 노하우를 바탕으로 만들어진 협업툴인지도 검토해 볼 수 있습니다.

✅ T – Task Management : 작업관리

기존의 일에 새로운 일을 더하는 방식이 아닌 원래의 업무를 협업툴에서 하면 자동으로 업무 체크, 마감일정 관리와 같은 일들이 되는 구조인가를 살펴보아야 합니다. 실제로 한 기업에서는 협업툴을 업무 기록이라고 인식을 하여 하루 마감을 할 때 그날 있었던 업무들을 그대로 온라인에 기록하는 일들을 진행했었는데 실효성도 없을뿐더러 오래 가지 못해 결국 실패로 끝난 케이스가 있습니다. 그래서 협업툴 프로그램의 작업관리 부분이 어떻게 자연스럽게 흘러가는지를 보고 이중, 삼중 일이 아닌 원래의 일을 하되 업무관리가 자동으로 될 수 있는 프로세스인가를 점검해 보아야 합니다.

✅ W – Work from home : 재택근무-외부근무 가능

디지털 장비의 발달로 이메일, 메신저, 화상회의와 같은 도구를 이용해 어느 정도 원격근무를 하고는 있지만 협업툴만 가지고 있는 고유의 기능들이 100% 비대면 원격근무가 가능하도록 설계가 되었기 때문에 협업툴이 제대로 도입된 조직의 경우 조직원들의 업무에 대한 만족감은 대단히 극대화됩니다.

그렇기 때문에 도입하고자 하는 협업툴이 시간과 공간, 장비의 제약 없이 언제 어디서나 사용이 가능한지를 점검해 봐야 하는데 특히 PC뿐만 아니라 모바일이나 태블릿으로도 구동이 가능한지와 모바일도 IOS와 안드로이드 모두 사용이 가능한지를 점검하여 집에서 근무하거나 외근일 때에도 회사와 동일한 환경으로 근무가 가능하도록 만들어야 합니다.

✅ O – Outsider : 외부인 초대

외부인 초대가 자유로우면서도 보안 구분이 가능한가 살펴 봐야 합니다. 요즘은 회사 내부조직만 일 하는 경우는 드문데 만약 외부인들과 협업을 하기 위해서는 또 다른 업무도구를 써야 한다든지 혹은 외부인이 절대 들어올 수 없는 협업툴들이 있습니다. 이렇게 된다면 실제 내부조직들은 협업툴을 잘 사용하더라도 외부인과의 호환성이 없기 때문에 정착이 되지 않고 배제되게 됩니다. 또 반대로 외부인들과 협업을 할 수 있어도 보안 구분이 되지 않는다면 이 역시 실제로 사용을 할 수 없기에 프로젝트별로 구분하여 외부인과 공유할 수 있고 그 외부인들도 부담 없이 협업툴 계정을 이용할 수 있는가를 체크해 보면 좋습니다.

✅ R – Road Map : 로드맵

조직은 살아있는 생물과 같아서 한 형태로 머무는 것이 아니라 계속 성장하고 발전하게 되는데 그 생물이 사용하는 도구가 함께 성장하지 못한다면 결국 도구를 교체할 수밖에 없다. 협업툴 역시 업무 시스템의 중요한 역할이기 때문에 기업의 로드맵에 따라 함께 성장하여 기술도 진화할 수 있는 가능성이 있는지를 체크해 보아야 하고 도입사의 요구에 얼마나 보조를 맞추어 업데이트해줄 수 있는지도 중요합니다.

✅ K – Korea : 한국 비즈니스 적합성

한국이라는 특수한 문화와 사회 양식이 있기 때문에 얼마나 국내 비즈니스 환경에 적합한지와 한국 정서를 이해하고 국내 이슈를 빠르게 반영할 수 있는 한국 기반의 서비스가 좀 더 유용할 수 있습니다. 이는 첫 번째 체크리스트의 쉬운 사용성과도 부합되는 기준입니다.

SMARTWORK 체크리스트의 중요성

스마트워크 시대에서 협업툴의 중요성은 계속 증대되고 있기 때문에 가장 적합한 도구를 선택하여 잘 활용하는 것이 지식정보화시대를 넘어 디지털시대에 사는 조직원의 숙명이라고 할 수 있습니다.

어떠한 도구든 잘 사용하면 득이 되지만 잘못 사용하면 오히려 독이 되는 결과를 초래할 수 있기 때문에 잘못 사용하면 오히려 기업의 업무 흐름에도 문제가 생기고 이는 생산성 감소로 기업의 가치 극대화에 좋지 않은 영향을 초래하는 협업툴은 도입 전 체크리스트를 통해 최대한 리스크를 줄이면서 업무 시스템에 잘 정착시키는 일이 중요합니다.