오늘 한 통의 이메일을 받았다.
꽤 중요한 비즈니스 이메일이다.

그런데…
읽지 않고 휴지통으로 갈 뻔했다.
일단 제목이 “안냥하세용”, 발신자는 영어여자이름.

사회생활을 하면 이메일을 쓸 일도, 받을 일도 많아진다.
그런데 학교 교육과정에선 이메일 쓰는 법을 가르쳐 주지 않다 보니 이메일 쓰는 법은 배울 길이 거의 없다.  
그래서 비즈니스 이메일은 쓸 때 해야 할 것과 하지 말아야 할 것을 생각해봤다.
 

해야 할 것.

1. 이메일도 편지다. 이 점을 항상 기억해야 한다.

이메일은 상대가 존재한다. 따라서 상대에 대한 존중과 배려가 바탕에 있어야 한다.
이를 위해 상대방을 존중하는 센스있는 인사말은 필요하다.
아울러 전체 구성이나 내용이 상대가 읽기 쉽게 써야 한다.
​특히 잊지 말아야 할 것. 상대는 아주 바쁜 사람이다.

2. 제목! 내용을 압축해라.

나도 가끔 실수를 하는 것 중 하나가 제목이다. ​아무 생각 없이 “안녕하세요. OOO입니다” 할 때가 많다. 사실 상 가장 피해야 할 제목 중 하나다. 받는 사람은 바쁘기에 지금 안녕한 지 안한지 알려주고 싶지도 않고, 상대가 누군지 관심이 없는 경우가 대부분이기 때문이다.

제목만 보더라도 어떤 내용을 담고 있는지 명확하고 간략하게 키워드를 넣어 작성해야 한다. 미사여구 필요없이 플랫하고 대표성을 나타내야 한다.  

그리고 말머리를 활용하는 것도 좋다. [업무협조], [결제요청], [긴급] 등의 말머리를 활용하면 작성 목적, 우선 순위 등을 한 눈에 파악할 수 있어 받는 사람입장에서는 도움이 된다.  

끝으로 검색이 가능해야 한다. 비즈니스 메일은 시간이 지난 다음에 다시 찾아볼 때가 꽤 있다. 따라서 키워드와 띄어쓰기에 신중을 기해야 할 것이다.
 

3. 수신자 지정은 정확한지 다시 확인한다.

엉뚱한 비즈니스 메일을 받는 경우 누구나 있을 것이다. 그 때 대부분 왜 보냈을까 갸웃거리다 잠시 후에 발신자를 멍청하다고 한다. 그리고 잊어버리지만, 발신자에 대해서는 이미 안 좋은 인상을 갖게 된다.

따라서 받아야 할 사람, 참조로 받아야 할 사람 등 업무 관련도에 따라 수신자를 정확하게 지정해야 한다. 불필요한 수신은 줄이고 엉뚱한 사람이 받지 않도록 보내기 전에 꼼꼼하게 다시 확인한다.

수신자 관련한 것은 다음과 같다.

1) 수신인 (To) : 이메일의 받는 대상자이고, 일반적으로 답변을 기대한다는 것을 내포하고 있음

2) 참조 (CC) : Carbon Copy 의 약자이고 이메일에서 수신인 외에 다른 수신인을 함께 지정하여 보낸다는 의미인데, 보통은 상사나 내용에 알아야 할 사람 또는 영향력이 있는 사람을 지정하는 경우가 보통이다. 그런데 수신인과 참조인들끼리 이메일 주소가 노출되기 때문에 신경을 써야 한다.

3) 비밀참조 (BCC) : Blind Carbon Copy 의 약자로 보내는 사람이 수신인에게 비밀로 하고 다른 누군가에게 메시지 내용을 알리고 싶거나 참조인의 유무와 주소 등을 공개하고 싶지 않을 때 사용한다.
 

4. 간결해야 한다.

스크롤의 부담을 최소화하는 게 좋다. 최대한 핵심만 요약하고 간결하고 정확하게 표현해야 한다. 그러기 위해서는 목적을 밝히는 게 좋다. 첫 단락에서 전체 내용을 파악할 수 있도록 작성해야 하는 것이다. 그리고 단락을 구분할 때는 한 줄씩 간격을 두는 것이 훨씬 읽기 쉽다

이 때 주의해야 할 사항은

1) 맞춤법은 반드시 확인해야 한다. 맞춤법과 문법이 틀린 이메일은 이해하기도 어렵지만 상대방에게 좋지 않은 인상을 심어줄 수 있다.

2) 첨부 파일을 반드시 확인한다. 이메일을 보낼 때 가장 많이 하는 실수 중 하나가 첨부파일을 잊어버리는 것이다. 발신 버튼을 누르기 전에 다시 한번 확인한다. 경우에 따라서는 첨부파일을 본문화하는 것도 나쁘지 않다.  

3) 이모콘티나 온라인 통신체, 은어(ㅎㅎ, ㅋㅋ, ㅠㅠ, 꾸벅, 하삼, 있슴다)는 사용하지 않는다. 비즈니스는 프로의 세계다. 자칫하면 아마추어로 보일 수 있다.
 

5. 목적이 분명하고, 그에 맞게 작성해라.

이메일을 왜 보냈는지, 받는 사람이 무엇을 해주기 바라는지 명확해야 한다. 받는 사람이 참고만 하면 되는지, 결정해야 하는지, 선택해야 하는지, 숙지해야 하는지, 행동해야 하는지를 분명히 알 수 있게 해야 한다. 따라서 이메일을 보내는 목적에 맞게 내용을 작성해야 한다.
 

6. 기타 염두에 둬야 할 것들

1) 이메일은 공개 된다는 것을 가정하고 작성해야 한다.
2) 기록으로 남는다는 것을 염두에 둬야 한다.
3) 결론에서 원하는 것을 확실히 요청해라. 반복이어도 좋다.
4) 불가피한 경우가 아니라면 회사메일을 사용해라.
5) 신속하게 회신하라. 최소한 읽었다는 표시라도 답장을 하고 가능하다면 이메일을 받는  당일 하는 것이 좋다.

​간단하게 답변할 수 없는 경우는 전화 등을 통해 언제까지 답장을 하겠다는 내용을 전하는 것이 좋다.
​특히 부탁이나 요구를 들어준 경우에는 감사의 메일을 보내는 것이 기본 에티켓이다.
 

다음에는 하지 말아야 할 것을 생각해보겠다.