전문 분야의 기술적인 내용을 일반인이 이해하기 쉽게 쓰는 것은 어려운 일이다. 내용을 상세하게 설명하려다 보니 전문용어를 사용할 수 밖에 없는 상황이 있다.

신문기사와 방송은 어린이와 농촌의 노인부터 대학 교수, 업계 최고 의학박사까지 전 국민이 본다. 전문가들만 알 수 있는 단어, 실생활에서 쉽게 접하기 어려운 단어를 보도자료에 사용하는 것은 바람직하지 않다.

경험이 많지 않은 홍보 담당자들은 보도자료의 전문성을 높이고자 의도적으로 전문용어를 사용한다. 그러나 전문용어는 보도자료 가독성을 떨어뜨리고 독자로 하여금 자료의 핵심을 놓치게 만든다.

전문용어는 보도자료의 적이다

전문용어의 뜻을 살펴보면 그 의미를 쉽게 알 수 있다. 전문용어에 대해 위키피디아는 ‘특정 분야에 국한되어 쓰이는 말’로 정의하고 있다. 네이버 지식백과에는 ‘특수한 집단이나 학문에서만 사용되고 다른 분야에는 일반적으로 알려지지 않은 단어나 어휘’로 정의한다. 보도자료와 뉴스 기사가 더 많은 독자층에 전달되기를 원한다면 전문용어 사용을 가능한 한 삼가야 한다.

스티브 잡스는 모든 사람들이 인정하는 IT 전문가이지만 연설을 할 때에도 전문용어를 거의 사용하지 않는다. 일상생활에서 흔히 접할 수 있는 단어를 사용하며, 전문적인 단어를 사용할 경우에는 사례를 들어 설명한다.

종합일간지와 텔레비전을 상대로 뉴스 발표를 한다면 어려운 전문용어를 사용하지 않는 것이 좋다. 종합일간지 기자는 중학교 3학년도 이해할 수 있도록 기사를 써야 한다. 또 방송기자는 초등학생도 알아듣도록 보도해야 한다. 보도자료를 작성할 때에는 전문용어는 가급적 피해 쉬운 말로 설명해야 한다.

전문적인 내용을 쉽게 풀어쓰는 5단계 

독자가 이해하기 쉬운 단어를 사용해야 한다는 것을 모르는 홍보 담당자는 없다. 그럼에도 보도자료 작성하다보면 전문용어를 많이 사용하게 된다. 이유는 작성자와 독자가 생각하는 전문용어의 기준이 다르기 때문이다. 홍보 담당자들은 업계의 전문가이므로 보도자료에 작성하는 전문용어들을 일상적으로 사용한다. 그러다보니 전문용어를 일상용어로 여기고, 보도자료에도 사용하게 된다. 전문용어들은 사실 업계 기자들조차 잘 모르는 경우가 많다. 보도자료에 전문용어를 사용함으로써 독자는 물론, 기자들과의 소통에서 단절이 일어난다.

1. 전문용어 찾기

보도자료 작성을 마친 후에는 전문용어를 찾아내는 것이 우선이다. 보도자료를 읽어보다가 쉽게 이해하기 어려운 부분이 있다면 전문용어가 포함된 문장인지 다시 한번 확인해보아야 한다. 보도자료에서 특정 분야와 관련된 모든 단어에 표시를 해 두어라.

2. 필요성 분석하기

표시해 둔 문장 속에 전문용어가 반드시 필요한지를 분석해볼 차례다. 만약 전문용어가 보도자료 이해도를 높이고, 의미를 보다 명확하게 전달하는데 도움이 된다면 그 자리에 전문용어가 들어가는 것이 옳다. 그러나 불필요한 전문용어가 계속해서 반복되어 등장하거나 문장의 의미를 더 모호하게 만들 경우에는 전문용어를 제거하고 문장을 바꿔 써야 한다. 읽을 때 머리 속에 쉽게 들어오는 글이 좋은 보도자료다.

3. 의미 파악하기

전문용어를 바꿔쓰기 위해서는 작성자가 용어의 정확한 의미를 파악하고 있어야 한다. 그래야 용어를 쉽게 풀어 쓸 수 있다. 예를 들어, 회사에서 새로운 소프트웨어를 개발했다고 가정해보자. 신상품 개발자로부터 받은 내용은 온통 IT 전문 용어로 가득할 것이다. 담당 개발자 및 IT 전문가들에게 내용에 포함된 전문 용어의 의미에 대한 좀 더 구체적인 설명을 요청하여 의미를 명확히 파악해야 한다. 

4. 일상 용어로 바꾸기

의미를 명확히 파악한 후에는 전문용어를 일상 용어로 풀어 써야 한다. 단순하게 설명하다 보니 문장이 장황해진다면 다른 말로 바꿔서 표현하면 된다. 명료하고 간단한 문장으로 바꿔 설명해야 한다. 문장에 반드시 전문용어가 필요하다면 다음의 두 가지 방법을 사용할 수 있다. 첫째는 보도자료에서 전문용어가 가장 처음 등장하는 부분에 용어 설명을 자연스럽게 삽입하는 방법이다.

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차를 함께 타고 이동하고 주유비를 나누는 카풀은 출퇴근을 목적으로 할 때와 휴일이 연속되는 연휴 때에는 법에 문제없이 이용 가능하다.

두번째는 전문용어에 주석 또는 용어해설을 달아 용어를 충분히 설명하는 방법이다.

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※ 용어해설 – SCM(Supply Chain Management): 공급망 관리
- 1차원적 SCM 정의: 생산·유통 등 모든 공급망 단계를 최적화해 고객이 원하는 제품을 제시간에 제공하는 것
- 다차원적 SCM 정의: 1차원적 SCM에 덧붙여, 고객의 반응 변화, 대외 정세 변동 등의 위기를 신속하고 감지하고 대처할 수 있는 것

5. 전문지와 종합지의 내용 차별화 

보도자료를 쉽게 풀어쓰는 것도 중요하지만 B2B기업은 오히려 전문용어를 사용하는 것이 더 이득이다. 업계의 전문가에게는 오히려 전문용어를 섞어서 뉴스를 전달해야 명확하게 뜻이 전달되기 때문이다. 업계 전문지에 보내는 보도자료를 지나치게 쉽게 풀어서 쓸 경우, 전문가 집단에게는 그것이 어떤 기술을 뜻하는 것인지 이해되지 않는 역효과가 발생한다. 이런 문제를 해결하기 위해 미국과 같은 선진국에는 보도자료를 소비자 매체용과 전문매체용으로 나누어 두 가지를 작성하기도 한다.

홍보 담당자는 꼭 많은 지식이 있어야 일을 잘 하는 것은 아니다. 언론이 필요로 하는 진정한 홍보 담당자는 기본적인 지식을 갖추고 언제나 전화를 걸면 궁금한 것을 알려주고, 또 난해한 전문용어를 쓰지 않고 쉽게 설명해주는 사람이다. 아무리 많은 지식을 갖고 있다 하더라도 전문지식이 부족한 기자에게 쉽게 설명을 해주는 훈련이 되어 있는 사람이 언론의 입장에서 보았을 때는 훌륭한 홍보 담당자이다. 위에서 설명한 4단계를 활용하여 누구나 읽기 쉬운 보도자료를 작성해보자.

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