이어서… 

비즈니스 이메일을 쓸 때 하지 말아야 할 것에 대해 생각해본다. 

1. 소속과 이름이 없는 메일, 쓰지 말아라 

메일을 받으면 제일 먼저 확인하게 되는 게 누가 보냈느냐는 것 아닐까? 특히 처음 메일 보낼 때는 자신의 이름과 소속은 밝히는 것이 정상인데, 가끔 당연히 자기를 알 것이라는 생각인지 자신이 누군지 밝히지 않고 자기가 하고 싶은 말만 늘어놓은 메일을 받을 때가 있다.

​사람을 처음 만났을 때, 하다못해 처음 전화를 할 때 자신을 소개하는 것은 당연한 것 아닌가? 메일도 마찬가지. 그리고 메일을 받는 사람은 당신이 누군지 절대 알지 못한다. 꼭 자신의 정체를 밝혀라.  

2. 다시 한번 제목. 무의미한 제목은 절대 달지 말아라. 

무의미한 제목들의 예를 들어 보면 

“(제목 없음)” ← 제목 없이 보내서 

“안녕하세요” 

“OOO입니다” 

“이번에 나온 시안” → (본문에서 연결해서) XX 고쳐서 □□ 해주세요 

제목은 수신자가 제일 먼저 보는 것이다. 따라서 내용을 요약한 키워드로 구성되어야 한다. 

3. 혼자만 아는 암호 같은 메일 

흔히 범하기 쉬운 잘못 중 하나. 상대도 알 것이라는 전제로 보내는 메일. 그러다 보니 중간 중간 배경이나 필요한 내용이나 정보가 생략되는 것은 물론이고 논리의 비약까지 발생하는 보내는 사람 혼자만 아는 그런 내용의 메일이 된​다. 그 경우 수신자가 메일 내용을 이해, ​아니 해석하기 위해 꽤 많은 시간이 걸리는 경우도 있다. 

메일 쓸 때 상대방이 잘 모를 수 있다는 가정을 하고 최대한 쉽게, 애매하지 않은 표현을 써야 한다.  

4. 비즈니스 메일은 비즈니스다. 다음과 같은 내용은 메일로 보내서는 안 된다. 

1) 전달하려는 내용이 명확하지 않다면 이메일을 써서는 안 된다. 특히 풍자, 비꼬는 말,  ​반어법, 유머 같은 것은 가능하면 써서는 안 된다. 내가 의도한 바와 다르게 받아지는 경우가 많다. 

2) 상사나 다른 누군가에게 보여주고 싶지 않은 내용이라면 이메일로 보내서는 안 된다. 

3) 가능한 감정은 실지 말자. 특히 상대의 감정이나 분노, 비판 같은 것을 유발하는 되는 경우 이메일을 보내서는 안 된다. 

4) 사적이거나 무례할 수 있는 질문은 가능한 피하자. 꼭 해야 한다면 아주 조심스럽게! 

5) 서로 친한 사이라도 기본적인 예의에서 벗어난 메일, 마치 메신저에서 이야기하는 듯한  메일은 가능한 피해라. 차라리 메신저에서 이야기해라. 

5. 다음과 같은 것은 작은 성의다. 이런 성의가 없는 메일은 보내서는 안된다. 

1) 맞춤법, 띄어쓰기, 줄바꿈은 기본. 각종 은어, 통신체, 약어 등은 배제하라 

2) 수신자 이름, 소속이 틀려서는 안된다. 

3) HTML을 요구하는 화려하거나 복잡한 그래픽은 사용하지 말아라 

4) 검정색 이외의 색상이나 표준 폰트 외의 독특한 폰트, 디자인이 들어간 배경은 사용하지 말아라 

6. 개인적인 용도로 보내는 메일은 회사 메일을 쓰지 말아라 

이메일은 다시 한번 이야기하지만, 기본이 상대방이 특정되어 있는 편지다. 

보이지 않는다고 해서 무례하고 뜬금없이 보낸다고 해서 양해가 되지 않는다. 

잊지 마라. 이메일의 첫 발자국은 상대방을 존중하고 배려하는 것에서부터 이다. 

※​ 다 아는 것이지만, 한 번 정리해봤습니다.